Mit dem iPad Pro und der optimalen Business App Grundausstattung produktiver und leichter arbeiten

Wer papierlos, ortsunabhängig und vor allem vernünftig arbeiten will, kommt um ein iPad Pro oder ein Microsoft Surface fast nicht herum. Ziel muss sein, über alle Geräte hinweg einen unterbrechungsfreien, automatisierten und flüssigen Workflow abzubilden.

Als besseres Lesegerät für E-Mails und die Online-Zeitung ist das iPad viel zu schade, erst als vollwertiges Arbeitsgerät lässt sich seine volle Power in Wirkung bringen.

Oft ist schon das Ladekabel für das Notebook sperriger als das iPad. Wer das einmal wirklich ausprobiert hat, wird keinen Laptop mehr mitnehmen. Das „kleine“ 11-Zoll iPad reicht völlig aus.

Ausgestattet mit einer wertigen Tastatur - die Apple eigenen oder Logitech tun hier gute Dienste – und einem Apple Pencil hat der Digital Mobile Worker eigentlich alles, was er braucht.

Zumindest fast, allein es fehlt noch eine clever gewählte Business App Grundausstattung.

Business App Grundausstattung

In den meisten Unternehmen ist Microsoft Office in der Grundausstattung im Einsatz. Dort „docken“ Sie Ihr Tablet an. Das heißt, die Office Software, die Sie auf Ihrem PC / Laptop / Mac nutzen, sollte nahezu eins zu eins auch auf ihrem Tablet eingerichtet sein. Und zwar so, dass Sie Dokumente auf dem jeweiligen Gerät direkt weiterbearbeiten können wie Sie diese auf dem anderen Gerät hinterlassen haben. Ganz automatisch, ohne manuelles Kopieren und ohne manuelle Synchronisation.

Home Screen meines iPad Pro

Die Heute-Ansicht

Effizientes Arbeiten beginnt mit einem übersichtlichen Cockpit, in diesem Fall dem Home Screen. Dieser besteht im linken Bereich aus der „Heute“-Ansicht. Dort bin ich sofort über das Wetter und über die Fahrzeit-Prognose ins Büro oder nach Hause informiert. Ganz wichtig: Diese Info via Google Maps ist automatisiert immer aktuell. Es ist kein unnötiger Klick notwendig, um Daten zur aktuellen Verkehrslage abzurufen. In der „Heute“-Ansicht kann ich nach unten scrollen und habe über Widgets meiner wichtigsten Apps Schnell-Zugriff auf diese. Mit nur einem Finger-Tip erstelle ich so eine OneNote- oder eine Evernote-Notiz.

Die Dock-Leiste

In der Dock-Leiste sind die wichtigsten und am häufigsten benötigten Apps abgelegt:

  • Kalender: Die Standard-Kalender App des iPad gefällt mir sehr gut und reicht für die tägliche Arbeit aus.
  • Mit dem itempus Kalender gelingt die Monatsplanung auch auf dem iPad.
    Ein Papier-Wandkalender ist damit nicht mehr notwendig.
  • MS OneNote: Enthält mein Organisationshandbuch, die Dokumentation meiner Kernprozesse sowie die Dokumentation meiner Projekte und dient mir in Verbindung mit dem Apple Pencil als „Live“-Notizbuch in Kundenterminen und darüber hinaus. Diese Live-Notiz erhält mein Gesprächspartner bei Bedarf direkt aus unserem Termin heraus via E-Mail zugestellt.
  • Evernote ist mein Wissensspeicher und Archiv für alle nicht sensiblen Daten. Dort speichere ich hauptsächlich Artikel und Aufsätze aus allen möglichen Quellen zu meinen betrieblichen wie auch privaten Themen.
  • In der Standard Notizen App von Apple speichere ich meine privaten Notizen.
  • Das unscheinbare MS OneDrive Wolken-Icon ist das Tor zu meinen Dokumenten und zu meiner DSGVO-konformen EU-Cloud.
  • PDF-Expert ist DIE App zur Bearbeitung und Arbeit mit PDF-Dateien. Ich nutze diese zum Lesen, bearbeiten und für Anmerkungen in meinen PDF-Dokumenten, zum handschriftlichen Ausfüllen von Formularen mit dem Apple Pencil sowie zur Präsentation meiner „Folien“ direkt am iPad, über AppleTV oder Beamer.
  • Die CAS PIA App ist der Zugang zu meinem CRM, eine wunderbare Lösung. In dieser großartigen Kundendatenbank verwalte ich ergänzend auch meine Verkaufschancen, meine Anrufe und meine Aufgaben. Über einen automatischen Abgleich archiviert CAS PIA gleichzeitig meine E-Mails. CAS PIA übernimmt gleichzeitig die Funktion eines Kontakte-Containers, in dem die geschäftlichen Kontakte zu anderen Apps sicher abgeschirmt bleiben.
  • Nur private Kontakte speichere ich in der Apple Kontakte App. Selbstverständlich nicht manuell, sondern via Auto-Sync aus CAS PIA und nur für als privat markierte Kontakte.
  • Spark ist eine coole E-Mail-App, mit der ich auf meinen Microsoft Exchange Account genauso zugreife wie auf die privaten GMail und iCloud-Accounts. Betriebliche und private E-Mails verwaltet in einer App, und trotzdem sauber und sicher getrennt.
  • Chrome ist der (einzige) Browser der Wahl für Geschwindigkeits- und Effizienz-Freaks wie mich.
  • Mit 1Password verwalte ich die meisten meiner Passwörter und greife unkompliziert auf meine Accounts zu. Passwörter für Cloud-Speicher, Bank-Zugänge und ähnlich sensible Daten speichere ich nur auf der internen Festplatte hinter meinen Augen.

Weitere wichtige Apps

Im rechten unteren Bereich meines iPad Homescreens finden sich weitere Apps für den Direkt-Zugriff. Im oberen Teil habe ich meine Apps nach Anwendungs-Themen in Ordnern sortiert.

Neben meinem Stundenbuch finden sich meine wichtigsten und liebsten News-Quellen: Das Badische Tagblatt als regionale Tageszeitung, die Neue Zürcher Zeitung als E-Paper und als tagesaktuelles News-Portal, die Wirtschaftswoche, und das Örtliche, das ich ebenfalls nicht mehr missen möchte.

MS Teams ist die Plattform, auf der ich mit meinen Kunden „kollaboriere“ und kommuniziere. Sowohl als Chat wie auch zur Video-Telefonie. Trello ist ein cooles Kanban-Board, mit dem ich meinen Marketing- und Content-Plan verwalte. WikiLinks hat einige coole Features für das schnelle Nachschlagen in Wikipedia. Die Duden App mit diversen Wörterbüchern dahinter liefert mir sehr gute Dienste beim Schreiben von Texten aller Art. Teuer, aber notwendig und für mich aktuell alternativlos. Auch Google Maps ist für mich als viel Reisender unverzichtbar, zum Navigieren von Haustür zu Haustür, zu Fuß genauso wie mit Auto, Bus und Bahn. Als Banker liebe ich die gute alte Rechenmaschine, einen solchen Rechner, der mir den „Papier-Ausdruck“ meiner Rechnung mitliefert, habe ich installiert.

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Dieser Artikel ist ein Ausschnitt aus SELBSTSTEUERUNG UND SELBSTWIRKSAMKEIT IN DER KRISE – EINE CHECKLISTE. Dort finden Sie weitere wertvolle App-Tipps und mehr.

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Thomas Kiefer

Thomas Kiefer

Sparringspartner. Berater. Executive-Coach
THOMAS KIEFER GmbH
DH Mannheim 1997